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Custodia de archivos

MOD Documentos le ofrece el servicio completo de custodia de archivos y documentos, desde la recogida de la documentación, análisis e inventario de la misma, etiquetado de los contenedores con códigos de barras, transporte al centro de custodia hasta la destrucción certificada de la misma si así fuera necesario.

La seguridad y confidencialidad de la documentación es uno de los objetivos que persigue MOD DOCUMENTOS. Para ello contamos con medidas de seguridad tanto a nivel lógico como físico, cumpliendo la normativa vigente a tales efectos.

Para garantizar la seguridad y confidencialidad de la documentación almacenada en los contenedores ubicados en nuestros centros de custodia, tomamos medidas de seguridad tanto a nivel de almacenaje como a nivel de las infraestructuras que los contienen.

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Responsable: MENDOZA OLMO DOCUMENTOS, S.L. Finalidad: Tramitar tu solicitud Legitimación: Requerimos tu consentimiento Destinatarios: No compartimos tus datos con terceros Derechos: Puede revocar el consentimiento y ejercer sus Derechos a acceder, rectificar, oponerse, limitar, portar y suprimir los datos, escribiendo a MENDOZA OLMO DOCUMENTOS, S.L. , en C/ Melilla, 25 Local D2 – 28005 Madrid (España) además de acudir a la autoridad de control competente (AEPD).

MOD DOCUMENTOS

Ahorro de costes y tiempo

Dedique sus medios físicos y humanos para el desempeño de su actividad y evite las pérdidas de tiempo que acarrea la administración de archivos.

Seguridad

Contamos con varios centros de custodia equipados con las máximas medidas de seguridad de acuerdo con la normativa vigente, que aseguran la máxima protección de su documentación.

Disponibilidad

En cualquier momento podrá disponer de su documentación, físicamente o de forma digital

Ciclo completo documental

Controlamos el ciclo completo de la cadena de custodia documental, desde la recogida al expurgo.

Custodia documental

  • Recogida de la documentación en cualquier lugar de la geografía española. Dependiendo de la localización utilizaremos nuestros medios o bien facilitaremos acuerdos con empresas líderes en la recogida de documentación
  • Posibilidad de servicio de transporte exclusivo
  • El servicio asegura el correcto transporte de la documentación, inventariada, en condiciones de plena seguridad
  • Registro de salida de la documentación del centro del cliente
  • Análisis de la documentación. De esta manera definiremos los criterios de la clasificación
  • Identificación del tipo de documentación (Expedientes, historias clínicas, documentación administrativa, AZ,…).
  • Tipificación de la documentación según las necesidades del cliente, a nivel de contenedor, expediente o documento.
  • Exportación de inventarios para el cliente
  • Consulta del inventario a través de la web
  • Recepción de consultas mediante distintos medios, vía correo electrónico, web, fax o teléfono
  • La entrega de documentación puede realizarse físicamente o de forma digital
  • Zonas habilitadas en nuestros centros para la consulta in situ del cliente. Nuestro personal facilitará la documentación requerida
  • Trazabilidad de la consulta
  • Dos tipos de consulta de documentación física: Normal satisfechas el siguiente días hábil y Urgente satisfecha en cuatro horas. La consulta urgente se realiza para centros ubicados en la Comunidad de Madrid
  • Definición de la fecha de expurgo de acuerdo a la documentación y plazos establecidos por el cliente.
  • Control de la fecha de expurgo de la documentación
  • Destrucción por trituración
  • Destrucción confidencial
  • Emisión del correspondiente certificado de destrucción junto con un listado de expurgos realizados
  • Los contenedores son anónimos, identificados únicamente por un código de barras
  • Trazabilidad de todos los movimientos realizados relativos a la documentación. De esta manera podemos asegurar con precisión donde se encuentra el documento en cada momento
  • Controles de acceso
  • Sistemas de detección de intrusos conectados a la policía
  • Sistema de detección de incendios conectados a los bomberos
  • Sistemas tanto automáticos como manuales de extinción de incendios
  • Servicio nocturno de vigilancia zonal
  • Protección del servidor frente a ataques externos
  • Protección de los datos ante cualquier intento de consulta a la base de datos
  • Seguridad en el canal de acceso de los clientes
  • Acceso autenticado a nuestros sistemas
  • Procedimientos internos de acuerdo a la RGPD.
  • Backup diario tanto del sistema como de la base de datos
  • Aislamiento del servidor
  • Sistema de alimentación ininterrumpida (UPS)

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