Actualizado: septiembre 2026
Los plazos de conservación de documentos de una empresa española van, en la mayoría de casos, de 4 a 6 años, pero algunos exigen 10 años o más. El plazo depende de la ley que regula cada tipo de documento: mercantil, fiscal, laboral, de protección de datos o de prevención del blanqueo.
Conocer los plazos de conservación de documentos evita dos errores igual de caros. El primero es destruir antes de tiempo algo que Hacienda, la Inspección de Trabajo o un juzgado pueden pedir. El segundo es guardar indefinidamente papeles con datos personales que ya deberían haberse eliminado, algo que el RGPD también sanciona.
En esta guía resumimos los plazos legales vigentes por tipo de documento, con su base legal, y qué hacer con los archivos una vez vencen.
Tabla resumen: plazos de conservación de documentos por tipo
Cuando dos normas se solapan, manda el plazo más largo. Por eso la documentación contable y fiscal se guarda, en la práctica, un mínimo de 6 años.
| Documento | Plazo mínimo | Desde cuándo | Base legal |
|---|---|---|---|
| Libros contables, facturas, correspondencia y justificantes del negocio | 6 años | Último asiento contable | Art. 30 Código de Comercio |
| Declaraciones de impuestos y sus justificantes | 4 años (6 por la norma mercantil) | Fin del plazo para presentar la declaración | Arts. 66 y 70 Ley General Tributaria |
| Justificantes de bases imponibles negativas y deducciones pendientes de aplicar | Hasta 10 años | Fin del plazo de declaración del ejercicio en que se generaron | Art. 66 bis Ley General Tributaria |
| Nóminas, altas y bajas, justificantes de cotización a la Seguridad Social | 4 años | Fecha de cada documento | Art. 21 LISOS |
| Registro de jornada | 4 años | Fecha de cada registro | Art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores |
| Registros de exposición a agentes cancerígenos o biológicos | 40 años | Fin de la exposición | Normativa de prevención de riesgos (AEPD, informe 148/2019) |
| Diligencia debida y operaciones (solo sujetos obligados: asesorías, inmobiliarias, entidades financieras…) | 10 años | Fin de la relación de negocio u operación | Art. 25 Ley 10/2010 |
| Datos personales cuya finalidad ya terminó | Bloqueados mientras puedan exigirse responsabilidades; después, destrucción | Fin de la finalidad del tratamiento | Art. 32 LOPDGDD |
Esta tabla es orientativa. Ante un caso concreto, consulta con tu asesoría.
Documentación mercantil y contable: 6 años
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante 6 años los libros contables, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio. El plazo cuenta desde el último asiento realizado en los libros, no desde la fecha de cada factura.
Esto incluye, entre otros:
- Libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales.
- Facturas emitidas y recibidas.
- Contratos, pedidos, albaranes y correspondencia comercial.
- Extractos y justificantes bancarios.
La obligación no desaparece al cerrar la empresa. Según la Agencia Tributaria, si el empresario fallece la asumen sus herederos, y en una disolución la asumen los liquidadores.
Documentación fiscal: 4 años… o hasta 10
Hacienda tiene 4 años para revisar y liquidar un impuesto, y la Ley General Tributaria obliga a conservar los justificantes mientras ese plazo no haya prescrito. Como la norma mercantil exige 6 años para los mismos documentos, lo prudente es no destruir nada fiscal antes de los 6 años.
Hay una excepción importante: si la empresa arrastra bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, la Administración dispone de 10 años para comprobar su origen (art. 66 bis LGT). Mientras se sigan usando, conviene guardar las facturas, la contabilidad y las declaraciones del año en que se generaron.
Además, la Agencia Tributaria puede revisar hechos de ejercicios ya prescritos si producen efectos fiscales en ejercicios no prescritos (art. 115 LGT). Es otro motivo para no destruir por sistema en cuanto se cumplen los 4 años.
Documentación laboral y de Seguridad Social: 4 años
El artículo 21 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) obliga a conservar 4 años la documentación de afiliación, altas y bajas, los recibos de salarios y los justificantes de pago de cotizaciones. También se incluyen los registros o soportes informáticos con los que se transmitieron esos datos a la Seguridad Social.
El registro de jornada tiene su propio plazo, también de 4 años, fijado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Debe estar a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
El Gobierno prepara un real decreto que obligará a llevar este registro en formato digital, pero a mediados de septiembre de 2026 aún no se había aprobado ni publicado en el BOE. Hasta entonces, sigue vigente la obligación general de registrar la jornada diaria.
Un caso especial son los registros de exposición a agentes cancerígenos o biológicos, que la normativa de prevención de riesgos obliga a guardar 40 años.
Datos personales: conservar lo justo y bloquear
El RGPD no fija años concretos: exige guardar los datos personales solo mientras sean necesarios para la finalidad con la que se recogieron. Cuando esa finalidad termina (un cliente se da de baja, un candidato no es contratado), los datos no se borran de inmediato: se bloquean.
El bloqueo, regulado en el artículo 32 de la LOPDGDD, significa apartar los datos para que no se usen más. Solo pueden consultarlos jueces, tribunales o autoridades mientras puedan exigirse responsabilidades derivadas de ese tratamiento.
Según la Agencia Española de Protección de Datos, ese periodo coincide con los plazos de prescripción que apliquen. Por ejemplo:
- 5 años para acciones civiles de carácter personal.
- 4 años en materia fiscal.
- 3 años para infracciones de protección de datos.
Cumplido ese plazo, la AEPD indica que hay que destruir o borrar los datos. Seguir guardándolos a partir de ahí es un tratamiento sin base legal.
Prevención del blanqueo de capitales: 10 años
Si tu empresa es sujeto obligado por la Ley 10/2010 (asesorías, gestorías, inmobiliarias, entidades financieras, entre otros), el artículo 25 exige guardar 10 años la documentación de diligencia debida y de las operaciones. El plazo empieza cuando termina la relación de negocio o se ejecuta la operación.
A partir del quinto año, esa documentación solo puede estar accesible para los órganos de control interno y para la defensa jurídica de la empresa. Es un caso claro en el que la custodia externa con acceso restringido ayuda a cumplir.
Qué hacer cuando vencen los plazos de conservación de documentos
Mientras el plazo corre, el problema es el espacio y el acceso. Cuando vence, el problema es destruir de forma segura. Estos son los pasos:
- Inventariar por fechas. Etiqueta cada caja con el tipo de documento y el año de vencimiento. Así sabrás qué se puede destruir cada ejercicio sin revisar papel por papel.
- Revisar las excepciones antes de destruir: bases imponibles negativas, litigios abiertos, inspecciones en curso o documentación de blanqueo.
- Destruir con garantías. Tirar papeles con datos personales al contenedor de reciclaje o romperlos a mano no basta para cumplir el RGPD. La referencia es la norma UNE-EN 15713:2024, que fija buenas prácticas para la destrucción segura de material confidencial.
- Guardar el certificado de destrucción. Es la prueba de que los datos se eliminaron de forma segura y en qué fecha, útil ante cualquier requerimiento de la AEPD.
Si no tienes espacio en la oficina para archivar durante 6 o 10 años, la custodia documental externa resuelve las dos fases: el archivo se guarda inventariado en un almacén seguro, se consulta cuando hace falta y se destruye con certificado al vencer el plazo.
Preguntas frecuentes sobre los plazos de conservación de documentos
Código de Comercio. Si esas facturas justifican bases imponibles negativas o deducciones pendientes, hasta 10 años.
No. Aunque Hacienda solo puede liquidar 4 años, la norma mercantil obliga a guardar la contabilidad y sus justificantes 6 años.
4 años, según el artículo 21 de la LISOS, igual que las altas, bajas y justificantes de cotización.
La contabilidad y las facturas pueden conservarse en soporte digital si se garantiza su autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el plazo. Antes de destruir los originales en papel, confírmalo con tu asesoría.
Si Hacienda o la Inspección de Trabajo los pide y no puedes aportarlos, te expones a sanciones y a no poder justificar gastos, deducciones o pagos.
Con un proceso que impida recuperar la información, como el que describe la norma UNE-EN 15713, y con un certificado de destrucción como prueba.
Conclusión
Los plazos de conservación de documentos van de 4 a 10 años según la norma, y algunos casos llegan a 40. La regla práctica: guarda al menos 6 años todo lo contable y fiscal, 4 años lo laboral, y destruye con certificado cuando venza el plazo.
¿Necesitas liberar espacio o destruir archivo antiguo con garantías? En MOD Documentos custodiamos tu archivo en nuestras instalaciones y gestionamos su destrucción de forma certificada al vencer el plazo legal: la realiza un colaborador certificado en UNE-EN 15713 y te entregamos el certificado de destrucción. Damos servicio en Madrid y alrededores.
Fuentes consultadas
- Agencia Tributaria — Conservación de libros (art. 30 Código de Comercio, arts. 66 bis y 115 LGT)
- Art. 21 LISOS — Iberley
- Art. 25 Ley 10/2010 — Iberley
- AEPD — Informe jurídico 148/2019 sobre plazos de conservación y bloqueo
- UNE — Norma UNE-EN 15713:2024
- TramitApp — Registro de jornada, julio 2026
- Fichme — Estado del registro horario digital, septiembre 2026
